Comment se déroule une assemblée générale ?

Michel Balic
Feuille de présence, pouvoirs délégués à d’autres copropriétaires, désignation du bureau de séance, règles de majorité, voici comment doit se dérouler une assemblée générale.
Lors de chaque assemblée générale, tous les copropriétaires de l'immeuble sont appelés à voter aux différentes propositions figurant à l'ordre du jour.

Lors de chaque assemblée générale, tous les copropriétaires de l'immeuble sont appelés à voter aux différentes propositions figurant à l'ordre du jour.
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1.    La feuille de présence


Au début de chaque assemblée générale, le syndic doit faire signer (faire émarger) la feuille de présence par chaque copropriétaire entrant en séance, pour que ses millièmes soient comptabilisés dans les votes.


Le copropriétaire doit vérifier, et si besoin modifier ou compléter les informations le concernant mentionnés sur la feuille de présence (orthographe du nom, adresse de correspondance, etc.).


Le syndic devra, par la suite, systématiquement mettre à jour cette liste des copropriétaires, dès qu’une information lui sera communiquée par un copropriétaire.


 


2.    Les mandats (ou pouvoirs)


Lorsque vous ne pouvez pas assister à l’assemblée générale, vous devez «mandater» une personne de votre choix pour vous représenter.


Selon l’article 22 de la loi, «Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat …». Le mandataire à qui un pouvoir est confié n’est donc pas obligatoirement un copropriétaire. Il peut s’agir d’un parent, d’un locataire, etc.


Un modèle de pouvoir vierge (mandat) est systématiquement joint à la convocation d’assemblée générale.


Cependant, la loi interdit de donner son pouvoir au syndic ou à quelqu’un qui lui est lié (son conjoint, ses salariés, le  gardien de la copropriété, etc.).


Un mandataire ne peut généralement pas recevoir plus de 3 pouvoirs, SAUF SI le total des voix détenues (cumul des pouvoirs confiés + voix du mandataire) n’excède pas 5% des voix du syndicat des copropriétaires (dans ce cas, il lui est possible d’en détenir plus de 3, dans la limite des 5%). Avant émargement, un mandataire peut se dessaisir de certains de ses pouvoirs et les redistribuer. Cela sera nécessaire notamment si un copropriétaire a reçu trop de pouvoirs ; il devra alors les redistribuer à d’autres participants, pour qu’ils puissent voter avec.


Lorsque le syndic reçoit avant l’assemblée générale des mandats qui ne sont attribués à personne, nous vous conseillons vivement de faire en sorte que ce soit le président de séance qui se charge de les redistribuer, et de ne pas laisser le syndic choisir à qui il préfère les confier….


Il semble en effet très utile pour défendre ses droits de se faire représenter en AG en cas d’absence : le pouvoir permet d’exercer son droit de vote même en cas d’indisponibilité, et  de se faire représenter en assemblée générale, ce qui est très important pour agir sur la qualité de gestion de sa copropriété.


 


3.    La désignation du bureau de séance : les différents acteurs


Au début de l’assemblée générale, l’assemblée générale désigne le « bureau de séance » en charge de la tenue et du bon déroulement de l’assemblée générale.


Le président de séance :



  • il doit assurer le bon déroulement de l’assemblée générale,

  • il doit diriger les débats,

  • il veille au respect de l’ordre du jour,

  • il déclare l’ouverture et la fin de la séance.


Ce n’est pas le syndic qui doit être désigné, il n’est pas non plus obligatoire de désigner le président du conseil syndical. Il faut désigner quelqu’un, qui saura distribuer la parole, organiser les débats, et assurer le bon déroulement de l’AG (maîtrise du temps).


Les scrutateurs :


Ils sont chargés de décompter les voies pour chacun des votes et doivent, après vérification, signer le procès-verbal à la fin de l’assemblée générale. Il faut donc désigner des personnes qui resteront jusqu’à la fin de l’AG, même si celle-ci peut parfois s’éterniser.


 


Le secrétaire de séance :


Il a un rôle purement administratif, il rédige le procès verbal (PV) de façon sincère et véritable, il doit donc consigner tout ce que l’assemblée demande à faire inscrire sur le PV de l’AG. En général, c’est le syndic qui est le secrétaire de séance (attention en cas de changement de syndic qui s’annonce difficile, il peut être conseillé de désigner quelqu’un d’autre).


 


4.    Les règles de majorité


Pour la prise de décision en assemblée générale, il est procédé à des votes selon des règles de majorités précises. Il existe plusieurs majorités requises, qui varient selon les décisions à prendre. Voici un tableau récapitulatif de ces majorités.


Selon le type de travaux à voter et de décision à entériner, la type de majorité requise diffère.

Selon le type de travaux à voter et de décision à entériner, la type de majorité requise diffère.
©DR


Pour plus d’informations :         


ARC :   www.unarc.asso.fr

Editions Vuibert : www.vuibert.fr