Syndic de l’immeuble : comment le choisir et en changer ?

Michel Balic
Mandataire et responsable devant le syndicat des copropriétaires, de l’exécution de sa mission, le syndic a plusieurs rôles et missions. Il est notamment chargé d’exécuter les dispositions du règlement de copropriété et les décisions prises en assemblée générale, d’administrer l’immeuble et de tenir la comptabilité du syndicat.
Par le vote des copropriétaires, le syndic  est chargé d’exécuter les décisions prises en assemblée générale et de faire exécuter les travaux d'entretien.

Par le vote des copropriétaires, le syndic est chargé d’exécuter les décisions prises en assemblée générale et de faire exécuter les travaux d'entretien.
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Syndic professionnel ou bénévole ?


La copropriété peut choisir un syndic professionnel ou un syndic non professionnel, aussi appelé bénévole.


Le syndic professionnel doit, en vertu de la loi Hoguet du 2 janvier 1970 et de son décret d’application du 20 juillet 1972, disposer d’un certain nombre de garanties pour exercer sa profession. En particulier, il doit être titulaire d’une carte professionnelle renouvelable et délivrée tous les dix ans à Paris, par la Préfecture de police, dont le numéro doit figurer sur les documents fournis par le syndic. En sont toutefois dispensés, les membres de certaines professions, comme les architectes syndics, dans la mesure où ils travaillent sous le contrôle de leur ordre professionnel.


Pour obtenir sa carte professionnelle, le syndic doit disposer d’une garantie financière (dont le montant est défini par la caisse de garantie et correspond au montant maximal des fonds que peut détenir un syndic dans le courant de l’année) et d’une assurance couvrant sa responsabilité civile professionnelle.


Il doit aussi présenter des garanties de compétence attestées par des diplômes ou par une expérience professionnelle d’une certaine durée.


Le syndic non professionnel. La gestion par un syndic bénévole ou un syndicat coopératif permet de réduire les charges tout en ayant sur place une personne qui connaît bien la copropriété.


La gestion par un syndic bénévole est particulièrement adaptée aux copropriétés de petite taille comprenant un seul bâtiment et comportant une majorité de copropriétaires occupants. Ces derniers, plus soucieux de leur bien, seront également plus à même d’assister le syndic bénévole en cas de besoin. Tout copropriétaire ou son conjoint peut être syndic bénévole. Mais, pour se porter candidat syndic bénévole, il est conseillé de disposer d’un peu de temps et d’avoir certaines notions de droit, de gestion et de comptabilité.


Autre possibilité : la gestion par un syndicat coopératif. Dans ce cas, les fonctions de syndic sont assurées par le président du conseil syndical, nommé président syndic. Cette formule permet de faire participer un grand nombre de copropriétaires à la gestion de la copropriété.


Le syndic « bénévole » peut intervenir à titre gratuit, seuls les frais qu’il expose lui étant remboursés, ou bien être rémunéré sous forme d’une indemnité forfaitaire ou de vacations car, contrairement à une idée répandue, rien ne l’interdit. Ajoutons que si la souscription d’une assurance responsabilité civile n’est pas obligatoire, elle est néanmoins recommandée : son coût est en principe pris en charge par la copropriété.


A la recherche du « bon syndic »


S’il n’existe pas de liste de « bons » syndics, trouver un syndic professionnel qui convienne à la copropriété ne relève pas de l’impossible. Cela nécessite juste un travail de recherche et de vérification du sérieux des syndics contactés, travail le plus souvent effectué par le conseil syndical, éventuellement aidé de certains copropriétaires.


• En amont de cette recherche, il est utile de préparer un certain nombre de questions qui seront soumises à chaque candidat et d’élaborer un « cahier des charges », c’est-à-dire un petit descriptif de la copropriété. Ainsi, il est intéressant de savoir combien de copropriétés le cabinet gère et le personnel employé pour cela. De même, il est conseillé d’obtenir des adresses de copropriétés gérées par le syndic et de contacter des copropriétaires pour leur demander des renseignements.


Il est également recommandé de vérifier auprès de la préfecture que la carte professionnelle du syndic est toujours valable (rappelons que le numéro de celle-ci est mentionné sur le papier à en tête du cabinet) et de demander un justificatif de son assurance de responsabilité professionnelle (contacter l’assureur pour savoir combien de fois cette assurance a joué) et de sa garantie financière (jusqu’à quel montant est-il garanti ?).


• Il y a lieu, aussi, d’éplucher le contrat des candidats. Ce contrat définit l’étendue des prestations du syndic et leur coût : ces conditions sont négociables, en particulier les honoraires du syndic. A cet égard, il est fortement recommandé que la discussion sur le détail des honoraires des candidats syndics se fasse en amont, au sein du conseil syndical, et non pas en assemblée générale.


Le contenu du contrat de syndic


L’assemblée générale des copropriétaires a une compétence exclusive pour tout ce qui concerne l’approbation du contrat de syndic et les conditions de sa rémunération. Elle désigne le syndic et approuve son contrat à la majorité absolue de l’article 25.


Les parties au contrat de syndic. Le contrat étant, d’une façon générale, une convention passée entre une ou plusieurs personnes vis-à-vis d’une ou plusieurs autres personnes pour s’engager à faire quelque chose, il est important de clairement identifier les parties qui vont contracter. Dans le contrat de syndic, il s’agit, d’une part, du syndicat des copropriétaires et, d’autre part, du syndic.


Aujourd’hui, les syndics exercent rarement en nom propre et plus souvent en société. Si tel est le cas, le contrat doit préciser la forme de la société (SA, SARL, par exemple) ainsi que le siège social, le numéro d’inscription au registre du commerce et le représentant légal de la société.


Doivent figurer sur le contrat le numéro de la carte professionnelle du syndic ainsi que le montant de la garantie financière et le nom de l’organisme l’ayant délivrée. Bien que la loi ne l’impose pas, il est conseillé que les références de l’assurance responsabilité civile professionnelle du syndic figurent aussi dans le contrat, cette information pouvant s’avérer utile aux copropriétaires.


Il a été jugé que la proposition de contrat établie entre le syndic et le syndicat des copropriétaires ne peut produire effet qu’entre ses signataires et est sans incidence sur les droits de chacun des copropriétaires. Dans ces conditions, le syndic ne peut revendiquer à l’encontre d’un copropriétaire, à l’occasion de la cession de son lot, le bénéfice d’une clause relative à sa rémunération (Civ. 3ème, 30 janvier 2008, pourvoi n° 07-10750).


La mission du syndic. Une fois les parties au contrat définies, il y a lieu de déterminer la mission que le syndicat des copropriétaires entend confier au syndic. Généralement, celle-ci comporte deux volets : la gestion courante, pour laquelle les honoraires sont forfaitaires, et les prestations particulières pour lesquelles les tarifs sont précisés en fonction des tâches énumérées.


La gestion courante. Sont habituellement comprises dans la gestion courante les prestations suivantes :


Gestion des parties communes


Cela englobe :


- la visite des locaux communs par le syndic ou son représentant (la fréquence des visites peut être indiquée avec un nombre de visites minimum et, éventuellement, pour les copropriétés importantes, des permanences peuvent être prévues),


- le travail de l’entretien courant de l’immeuble : problèmes de fuite d’eau, digicode à réparer...,


- le suivi des contrats (chauffage, ascenseur...),


Le syndic doit vérifier que ceux-ci sont établis de telle manière que les intérêts du syndicat des copropriétaires soient garantis. Il doit également s’assurer que les contrats sont indexés selon les bons indices et mettre régulièrement les prestataires en concurrence afin d’assurer le meilleur rapport qualité/prix aux copropriétaires


- l’exécution des décisions de l’assemblée générale relatives à la gestion courante.


Gestion du personnel


Quand le syndicat des copropriétaires a un ou plusieurs employés, le syndic doit prendre en charge la gestion du personnel (rappelons que c’est le syndicat des copropriétaires qui est l’employeur, lequel est représenté par le syndic).


La mission de gestion du personnel comprend :


- l’encadrement du personnel d’immeuble (gardiens et employés de ménage),


- la surveillance de la bonne exécution des tâches contractuelles du personnel,


- le recrutement du personnel (hors frais de publicité),


- l’établissement du contrat de travail,


- le calcul du salaire de base suivant le barème de la convention collective nationale « Gardiens, Concierges et Employés d’immeubles »,


- la gestion des arrêts de travail pour cause de maladie ou de maternité,


- le licenciement du personnel d’immeuble, quel qu’en soit le motif,


- la tenue des registres, l’établissement des bulletins de paie,


- le paiement des salaires et indemnités diverses,


- la déclaration aux organismes sociaux et fiscaux,


- les attestations et déclarations diverses.


Comptes et charges courantes


Point très important, le syndic doit s’occuper de la tenue de la comptabilité générale de la copropriété, ce qui recouvre la tenue des comptes individuels des copropriétaires, le paiement des factures courantes (en vérifiant que la prestation exécutée est conforme à la facture), la répartition des dépenses de l’immeuble entre tous les copropriétaires suivant les dispositions du règlement de copropriété, l’établissement et la mise à jour de la liste des copropriétaires, la mise à disposition des copropriétaires des pièces comptables aux jours et heures fixés par l’assemblée générale.


Assemblée générale annuelle


La mise en place de l’assemblée générale annuelle fait également partie des tâches de gestion courante. Cela comprend :


- l’envoi des convocations avec préparation de l’ordre du jour et du budget prévisionnel,


- la tenue du conseil syndical pendant les heures ouvrables du cabinet,


- l’envoi des convocations avec les conditions essentielles des contrats, devis et marchés (hors frais postaux et frais de photocopies),


- la présentation des comptes annuels et du budget prévisionnel,


- l’organisation de l’assemblée générale (hors temps de présence ou temps de présence compris),


- l’établissement de la feuille de présence,


- la tenue du registre des délibérations,


- la rédaction et diffusion du procès-verbal de l’assemblée générale (hors frais postaux et frais de photocopies).


Assurances


La gestion courante comprend aussi le poste « assurance ». En effet, le syndic doit prendre toutes les dispositions pour que l’immeuble soit assuré dans les meilleures conditions ; en cas de sinistre, il est de la responsabilité de ce professionnel que le syndicat des copropriétaires puisse être indemnisé au mieux. Son rôle consiste, ainsi, à procéder à la souscription de la police multirisque, à la déclaration et au suivi administratif des dossiers affectant les parties communes et à l’encaissement des indemnités. S’agissant d’un contrat, il est également important que le syndic remette régulièrement en concurrence l’assurance multirisque de l’immeuble.


 


 


Gestion des fonds


Les fonds des syndicats de copropriétaires, on le sait, peuvent être gérés de deux façons différentes, deux types de compte bancaire existant en copropriété :


- soit le compte bancaire unique ouvert au nom du syndic pour plusieurs copropriétés : les coûts et produits financiers provenant de la gestion du compte unique sont à la charge ou au profit du syndic,


- soit le compte bancaire séparé ouvert au nom du syndicat des copropriétaires : les coûts et produits financiers provenant de la gestion du compte séparé sont à la charge ou au profit du syndicat des copropriétaires. Précisons qu’un compte ouvert au nom du syndic avec sous-compte au nom de chaque syndicat n’est pas un compte séparé (Civ. 3ème, 9 avril 2008, n° 423).


Le législateur incite les copropriétaires à opter pour le compte séparé. En effet, la loi « SRU » du 13 décembre 2000 rend obligatoire le compte bancaire séparé, sauf si l’assemblée générale en dispense le syndic, cette décision devant être prise à la majorité de l’article 25 de la loi de 1965 ou, à défaut, à celle de l’article 25-1. Ajoutons que seul le syndic professionnel peut être dispensé de l’ouverture d’un compte séparé : lorsque le syndic est bénévole, la loi impose le compte séparé, ce qui est logique puisque le syndic non professionnel ne dispose pas de garantie financière.


Dans tous les cas, les fonds du syndicat des copropriétaires bénéficient d’une garantie financière assurée par le garant, comme indiqué plus haut.


Dans le contrat de syndic, doit figurer la durée du mandat, mandat qui ne peut excéder 3 ans.

Dans le contrat de syndic, doit figurer la durée du mandat, mandat qui ne peut excéder 3 ans.
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Relation avec le conseil syndical


Rappelons que le conseil syndical a pour missions principales d’assister le syndic dans l’exercice de ses fonctions, de contrôler la gestion du syndic et de répondre aux sollicitations du syndic dans certains cas. En particulier, le syndic est tenu de demander l’avis écrit du conseil syndical pour l’engagement de toute dépense, tout marché et contrat dépassant le montant du plafond voté en assemblée générale conformément aux dispositions de l’article 21 de la loi de 1965 modifiée. De même, le syndic propose, en concertation avec le conseil syndical, les spécialistes (architecte, avocat, expert, etc.) appelés à intervenir pour le compte du syndicat. Il avertit également le conseil syndical des travaux d’urgence qu’il est amené à faire réaliser et demande son avis pour procéder aux appels de fonds correspondant aux dits travaux.


Le syndic met à la disposition des conseillers syndicaux, ainsi qu’à leurs conseils, l’ensemble des documents comptables et financiers avec les justificatifs correspondants, sur rendez-vous dans ses locaux. Enfin, il informe le conseil syndical qu’il peut se faire allouer un budget de fonctionnement comprenant la rémunération d’organismes ou prestataires pouvant le conseiller, et le remboursement des frais engagés pour la copropriété.


Cette liste définissant les tâches de la gestion courante n’est pas exhaustive.


• Les prestations particulières


Habituellement, figurent dans les prestations particulières :


- la tenue des assemblées générales en dehors des heures ouvrables et des conseils syndicaux,


- pour les travaux votés en assemblée générale, la gestion administrative (les appels de fonds auprès des copropriétaires, le règlement des factures et la répartition de ces travaux auprès des copropriétaires en fonction du règlement de copropriété) et la gestion technique de ces travaux.      


Lorsque le syndic n’assure que la gestion administrative, il n’assume pas de responsabilité sur le plan technique. Par contre, si l’assemblée lui demande d’assurer le suivi technique, il assume une responsabilité en cas de problèmes sur la réalisation des travaux.       


Pour plus de clarté, il faut demander que les honoraires concernant l’administration et le suivi technique soient des honoraires hors taxes sur le montant des travaux hors taxes (s’ajoute à ces honoraires hors taxes une TVA au taux normal).         


Pour les montants de travaux importants, il est possible de prévoir des honoraires dégressifs par tranches de montants.      


Rappelons que depuis la loi Boutin du 25 mars 2009, seuls les travaux hors budget prévisionnel votés par l’assemblée générale peuvent faire l’objet d’honoraires spécifiques au profit du syndic (article 18-1A nouveau de la loi de 1965). Le syndic ne peut donc plus encaisser des honoraires pour travaux de maintenance.  


Par ailleurs, ces honoraires spécifiques doivent être votés lors de la même assemblée générale que les travaux concernés et aux mêmes règles de majorité,


- les frais postaux pour l’envoi des lettres recommandées avec AR pour les convocations et les comptes-rendus des assemblées générales,


- le suivi des procédures au titre du syndicat des copropriétaires,


- le recouvrement des impayés,


- les frais consécutifs à une mutation (envoi au notaire des renseignements demandés, à savoir les derniers comptes-rendus d’assemblées générales, le budget prévisionnel, l’amiante...).


Les copropriétaires doivent veiller à ce que le contrat de syndic précise que l’énumération de ces prestations est limitative, de telle manière que les prestations non prévues par cette liste soient obligatoirement incluses dans la gestion courante et ne donnent pas lieu à rémunération.


Les honoraires


La rémunération du syndic de copropriété est un élément essentiel du contrat de syndic professionnel.


Les prestations minimales devant obligatoirement figurer dans le forfait pour gestion courante ont été fixées par un arrêté du 19 mars 2010 (arrêté Novelli). La conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic, sans opérer de distinction entre les archives qui sont utiles et celles qui ne le sont pas (article 33 du décret de 1967 modifié par l’article 16 du décret n° 2010-391 du 20 avril 2010).


Deux cas doivent être envisagés :


- le contrat est d’une durée d’un an : dans cette hypothèse, la rémunération est discutée chaque année, avec le contrat ;


- le contrat est d’une durée de trois ans : dans cette hypothèse, une clause de révision des honoraires (par exemple en fonction de l’indice Insee du coût de la construction, en prêtant toutefois attention au fait que l’ICC est susceptible de variations assez fortes) s’applique chaque année.


• Le montant des honoraires, qui doit être indiqué HT et TTC, est fixé en respectant trois principes impératifs :


- La liberté des prix : les honoraires des syndics de copropriété sont librement fixés, dans un contexte concurrentiel.


Un arrêté du 2 décembre 1986 a précisé que les syndics étaient tenus de fournir à l’assemblée générale des copropriétaires un décompte détaillé de leurs honoraires, ainsi que la répartition de ceux-ci, selon les différents types de rémunération. Ils doivent également afficher leurs tarifs dans leur cabinet.


- Aucune rémunération ne peut être facturée au syndicat si elle n’a été prévue dans son principe par le contrat ou la décision de nomination par l’assemblée générale.


- Aucune rémunération ne peut être encaissée par le syndic, sous quelque forme que ce soit, de la part d’une autre personne que son mandant, c’est-à-dire le syndicat des copropriétaires.


Ces deux derniers principes sont posés par l’article 6 de la loi Hoguet, avec des sanctions pénales en cas d’infraction.


• Le calcul des honoraires


L’habitude veut que les contrats distinguent les honoraires qui sont versés au syndic pour la gestion courante de l’immeuble et ceux auxquels il a droit pour des prestations particulières.


Pour la gestion courante, il s’agit d’un forfait annuel par lot ; quant aux prestations particulières, elles sont facturées à la vacation horaire (ce sont des honoraires supplémentaires).


Toute la difficulté, quand on est conduit à choisir un syndic, tient au fait que l’on ne retrouve pas, dans les différents contrats, les mêmes prestations dans le forfait pour gestion courante. Ainsi, la comparaison entre plusieurs contrats n’est pas simple et elle doit se faire intelligemment car le forfait par lot le moins cher ne traduit pas obligatoirement le meilleur contrat. En effet, les copropriétaires ne peuvent pas espérer avoir le même service pour 150 e HT et 250 e HT par lot, chiffres qui correspondent à la fourchette d’honoraires couramment constatés. Il y a cependant deux pistes de réflexion qui peuvent aider les copropriétaires : la recommandation de la Commission des clauses abusives sur les clauses abusives des contrats de syndic et l’accord conclu au sein du Conseil national de la consommation sur la répartition des tâches du syndic entre la gestion courante et les prestations particulières.


 


Durée du mandat


Dans le contrat de syndic, doit également figurer la durée du mandat. Rappelons que, conformément à l’article 28 du décret de 1967, le mandat du syndic ne peut excéder 3 ans. La plupart des contrats sont d’une durée plus courte. En effet, il est conseillé de nommer le syndic pour un an : sachant que son contrat peut être remis annuellement en cause, il aura tendance à être plus vigilant sur la gestion de la copropriété… Le mandat du syndic doit désormais fixer sa durée et préciser « ses dates calendaires de prise d’effet et d’échéance » (article 29 du décret de 1967 modifié par l’article 14 du décret du 20 avril 2010).


A cet égard, on peut s’inspirer de la formulation suivante : « le présent contrat d’une durée maximum de… entrera en vigueur le… (Date de l’assemblée générale) et se finira au plus tard le… ».


La durée maximale fixée devra laisser le temps au syndic de convoquer à nouveau, si nécessaire, une deuxième assemblée générale dans le cas où la majorité déterminée par les articles 25 ou 25-1 ne serait pas atteinte à la première réunion.


Précisons, enfin, que le contrat de syndic doit être joint à la convocation (article 11 du décret de 1967).


Changer de syndic


Syndic aux abonnés absents, comptabilité et archives de la copropriété mal tenues, non-respect répété des dispositions légales… : si un changement d’interlocuteur au sein du cabinet du syndic ne suffit pas à améliorer la situation, il est peut-être temps pour vous d’en changer. Ce changement peut avoir lieu en cours de mandat (révocation) ou à l’issue du mandat (non-renouvellement), hypothèse la plus fréquente. Dans les deux cas, cela suppose de s’assurer qu’une majorité de copropriétaires souhaite effectivement ce changement, de sélectionner un successeur et de bien préparer l’assemblée générale qui entérinera ce changement. En effet, changer de syndic est une opération qui ne s’improvise pas, sachant que l’ancien syndic n’a aucun droit particulier au renouvellement de son contrat.


Révocation du syndic en cours de mandat


Nul n’est besoin d’attendre la fin du mandat du syndic pour en changer. En effet, comme tout mandat, celui du syndic est révocable à tout moment, sauf dommages et intérêts demandés par le syndic en cas de révocation abusive (voir plus loin).


• La décision de révocation doit être prise en assemblée générale avec, à l’ordre du jour, le renvoi du syndic et son remplacement. Comme il est délicat, en pratique, de demander au syndic de convoquer une assemblée pour procéder à sa révocation, le plus souvent, les copropriétaires attendent la prochaine assemblée générale annuelle et font inscrire à l’ordre du jour la révocation du syndic et la désignation d’un nouveau syndic. Dans sa recommandation n° 15, la Commission relative à la copropriété rappelle que le motif de la révocation doit être porté à la connaissance du syndic et de l’assemblée générale. L’ordre du jour de celle-ci devra comporter deux questions séparées, la première relative à la révocation du syndic en fonction, la seconde ayant pour objet la nomination du nouveau syndic ; un vote séparé doit intervenir sur chacune d’elles si une réponse positive est donnée à la première question. Le contrat du ou des candidats syndics pressentis devront être envoyés aux copropriétaires en même temps que les convocations à l’assemblée.


• Si le syndic ne procède pas à la convocation de l’assemblée appelée à statuer sur sa révocation, le président du conseil syndical a qualité pour convoquer l’assemblée, après mise en demeure, adressée au syndic par lettre recommandée avec avis de réception, restée infructueuse pendant plus de huit jours (article 8 du décret de 1967). Le président ne peut agir que sur demande  du conseil syndical ou encore sur demande d’un ou de plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix, à moins que le règlement de copropriété ne prévoit un nombre inférieur de voix. Si le président ne procède pas à la convocation de l’assemblée générale, tout copropriétaire peut alors la convoquer : il devra, pour cela, requérir l’habilitation du président du tribunal de grande instance, statuant en référé (article 50 du décret de 1967).


Une fois l’assemblée réunie, la décision de révocation doit recueillir la majorité de l’article 25 de la loi de 1965 (majorité des voix de tous les copropriétaires, qu’ils soient ou non présents ou représentés à l’assemblée ; si cette majorité n’est pas atteinte, et à la condition que le projet recueille au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires composant le syndicat, la même assemblée peut décider à la majorité simple de l’article 24 en procédant immédiatement à un nouveau vote). La même assemblée devra désigner un nouveau syndic à la même majorité, ce qui nécessite d’avoir au moins un nom de cabinet à soumettre au vote des copropriétaires (et par un travail de démarchage préalable auprès de chaque copropriétaire, s’être assuré que la majorité nécessaire se dégagera en faveur de celui-ci ; à défaut d’accord sur le nom du nouveau syndic, la copropriété se retrouverait sans syndic).


Le syndic révoqué ne peut réclamer à titre d’indemnité le paiement des honoraires jusqu’à la fin initiale de son mandat. S’il estime sa révocation abusive, c’est-à-dire décidée sans motif grave et légitime, il doit s’adresser au tribunal pour obtenir la condamnation du syndicat des copropriétaires au versement de dommages et intérêts.


Lorsque la révocation intervient immédiatement, le  syndic révoqué ne peut recevoir la mission d’expédier les affaires courantes en attendant la nomination d’un nouveau syndic (cf. la recommandation n° 15 de la Commission relative à la copropriété relative à la désignation du syndic, à la durée de ses fonctions et aux initiatives à prendre en cas de révocation ou de démission du syndic).


Non-renouvellement du mandat du syndic à son échéance


Généralement, les copropriétaires profitent de la fin du mandat du syndic pour en changer. Si le syndic tarde à convoquer l’assemblée appelée à statuer sur son renouvellement, c’est la procédure décrite ci-dessus qui est applicable (convocation de l’assemblée par le président du conseil syndical ou, à défaut, par tout copropriétaire sur habilitation du tribunal). Il y a lieu de faire indiquer à l’ordre du jour de l’assemblée générale appelée à se prononcer sur le renouvellement du mandat du syndic la nomination d’un nouveau syndic et de joindre le ou les contrats obtenus des candidats syndics.


Que l’assemblée nomme à nouveau l’ancien syndic ou en désigne un autre, la décision est prise à la majorité de l’article 25 (ou éventuellement 25-1). Insistons sur la nécessité pour les copropriétaires de se concerter avant de décider de ne pas renouveler le mandat : si la nomination d’un nouveau syndic n’est pas votée lors de la même assemblée, la copropriété sera dépourvue de syndic. Il faudra alors demander en justice la désignation d’un administrateur provisoire chargé de convoquer une assemblée pour désigner un nouveau syndic...


Des complications et des coûts que l’on peut éviter en recherchant, préalablement à l’assemblée appelée à se prononcer sur le renouvellement du mandat du syndic, un nouveau syndic susceptible de convenir à la majorité des copropriétaires.


La démission du syndic


Le syndic peut, aussi, être à l’initiative de la rupture et démissionner avant la fin de son mandat. Certaines copropriétés ont décidé de réglementer la démission du syndic et exigent de lui un préavis de trois mois. Durant ce préavis, il devra convoquer une assemblée générale pour officialiser sa démission, ce qui permet aux copropriétaires de mieux s’organiser pour la gestion de la copropriété (le choix du nouveau syndic ne sera pas fait dans la hâte…).


Lorsque cette démission lui cause un préjudice, le syndicat des copropriétaires est en droit de réclamer des dommages et intérêts au syndic quand celui-ci ne peut faire état d’un motif sérieux et légitime de démission.


Si le syndic démissionne brutalement en cours de séance, le président de séance doit veiller à récupérer la feuille de présence. Et, dans tous les cas, un nouveau syndic, même bénévole, doit être immédiatement nommé pour éviter la carence du syndic.


Frais pour transmission du dossier de la copropriété


• Certains syndics réclament le versement d’honoraires pour la transmission du dossier de la copropriété à leur successeur. Ils s’appuient, pour cela, sur une clause de leur contrat généralement insérée dans la catégorie « prestations exceptionnelles », prévoyant le versement de tels frais. La cour d’appel de Paris (4 septembre 2003, 23e ch. B) a estimé que le syndic peut demander des émoluments pour la transmission du dossier au successeur, quand il est en mesure de justifier de prestations complémentaires non incluses dans le forfait de gestion courante. Dans une réponse ministérielle (Questions et réponses, J.0. Assemblée nationale, 15 février 2005, p. 1742), le ministre du logement et de la ville invitait donc les syndicats de copropriétaires à tirer les conséquences de cet arrêt et à être vigilant sur ce point lors de l’adoption du contrat de syndic.


En pratique, il est conseillé de refuser toute clause prévoyant des frais de transmission de dossier au successeur, quitte à prévoir une majoration des honoraires, du forfait annuel, surtout si le contrat de syndic n’est que d’un an.


• Les copropriétaires qui refusent de régler les frais de transmission du dossier en faisant valoir le caractère abusif de la clause prévoyant de tels frais, craignent souvent que le syndic « sortant » refuse de restituer les documents de la copropriété tant qu’il n’a pas été payé. C’est oublier qu’un tel comportement du syndic, contraire à l’article 18-2, alinéas 1 et 2, de la loi de 1965, engage sa responsabilité. En effet, selon cet article, en cas de changement de syndic, le syndic dont les fonctions ont pris fin est tenu de remettre au nouveau syndic, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l’ensemble des documents et archives du syndicat dans le délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions, ainsi que le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat dans le délai de deux mois suivant l’expiration de ce même délai.


En cas de difficulté de transmission de ces pièces, il appartient au nouveau syndic, en application de l’article 18-2, alinéa 3, d’adresser une mise en demeure au syndic dont les fonctions ont pris fin. Dans le cas où cette mise en demeure resterait infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical peut faire une procédure sur le fond (et non plus une procédure en référé) ce qui permet au Président du Tribunal de Grande Instance de prendre une décision qui n’aura plus un caractère provisoire et de condamner dans le même temps l’ancien syndic au versement de dommages et intérêts (article 18-2, dernier alinéa, de la loi du 10 juillet 1965 modifié par l’article 7-3° de la loi du 12 mai 2009 de simplification du droit). Le nouveau syndic engage sa responsabilité s’il ne procède pas, en cas de difficulté de transmission des archives par le syndic dont les fonctions ont pris fin, aux mises en demeure et actions prévues par l’article 18-2 alinéa 3.


Lorsque la conservation de tout ou partie des archives du syndicat a été confiée à un prestataire extérieur, l’ancien syndic doit prévenir la société prestataire du changement de syndic, en lui communiquant les coordonnées du nouveau syndic (article 18-2 de la loi de 1965 complété par la loi Boutin du 25 mars 2009). Ceci ne décharge pas l’ancien syndic de son obligation de transférer les documents et archives du syndicat au nouveau syndic (article 33-2 nouveau du décret de 1967 ajouté par l’article 17 du décret du 20 avril 2010).


Le syndic lié à un groupe bancaire


Un certain nombre de professionnels de l’immobilier font partie de groupes bancaires. La loi Boutin du 25 mars 2009 a institué une obligation de transparence des professionnels à l’égard de leurs clients en ajoutant un article 4-1 à la loi du 2 janvier 1970 (loi Hoguet). Il en résulte que les professionnels de l’immobilier, et notamment les syndics qui ont des liens capitalistiques ou juridiques avec des banques ou des sociétés financières, doivent en informer leurs clients.


Attention aux clauses abusives


La Commission des clauses abusives, a émis une nouvelle recommandation (recommandation n° 11-01 du 15 septembre 2011) concernant les contrats de syndic, recommandant l’élimination de 24 clauses abusives dans ces contrats dont les plus importantes sont :


- celle qui permet de « restreindre la notion de gestion courante par l’accumulation de prestations particulières et/ou par le recours à la rubrique divers », c’est-à-dire d’augmenter abusivement le nombre de prestations donnant lieu à honoraires supplémentaires, pour des interventions qui relèvent en fait de la gestion courante. On considérera, par exemple, qu’un bon contrat doit faire rentrer dans le forfait au moins une réunion du conseil syndical avant l’assemblée générale annuelle ;


- la clause qui prévoit le paiement d’une indemnité forfaitaire en cas de non- renouvellement ou de résiliation du contrat de syndic (qui est un contrat de mandat). Cette clause doit être rejetée, car elle prévoit une indemnité souvent très importante qui peut aller jusqu’à un an d’honoraires, qui empêche en pratique un syndicat des copropriétaires de changer de syndic,


- la clause qui prévoit une révision des honoraires (dans l’hypothèse d’un mandat de plus d’un an), dont les éléments ne sont pas suffisamment explicites : cette clause de révision n’est pas illicite en tant que telle, mais elle doit être claire et faire référence à un indice en rapport avec l’objet du contrat.


Rappelons que si les recommandations de la Commission des clauses abusives n’ont pas stricto sensu de caractère obligatoire, elles peuvent néanmoins servir d’arguments en cas de contentieux entre un syndicat des copropriétaires et son syndic.


Répartition des tâches du syndic : un accord conclu au sein du CNC


La notion de gestion courante étant mal définie, nombre de syndics en ont alors profité pour faire glisser des activités de gestion courante facturées au forfait aux activités de prestations particulières, objets de facturation séparées.


Succédant à un précédent accord de 1997, un nouvel accord en date du 27 septembre 2007, signé entre les représentants des organisations de consommateurs et les organisations professionnelles au sein du Conseil National de la Consommation, a tiré les leçons de l’attitude de ces syndics et a, en conséquence, précisé à nouveau dans un avis les tâches du syndic en améliorant la distinction entre les prestations de gestion courante et les prestations particulières. Cet avis, auquel est annexée une liste de prestations de gestion courante devant être facturées par le syndic dans le cadre d’un forfait annuel prédéterminé, a été publié au BOCC du 16 novembre 2007, p. 1035 ; voir Revue de l’Habitat, novembre 2007, p. 10, et avril 2008, p. 8).


A titre d’exemples, figurent, pour les assemblées générales, les prestations courantes suivantes :


- élaboration et envoi de la convocation, des documents à y joindre et des projets de résolution ;


- établissement de la feuille de présence, vérification des voix et des pouvoirs ;


- tenue des registres de procès-verbaux ;


- rédaction du procès-verbal quand le syndic est élu secrétaire ;


- envoi et notification du procès-verbal ;


- affichage dans les parties communes de la copropriété d’un procès-verbal allégé mentionnant les résolutions relatives à l’entretien de la copropriété et aux travaux ;


- présence du syndic ou de son représentant suivant les horaires définis dans le contrat.


Ces mesures qui, en l’absence de publication d’un arrêté les reprenant, n’ont pour l’instant aucun caractère obligatoire, constituent une bonne base de négociation avec le syndic.


La procédure d’alerte issue de la loi Boutin


En 1994, la loi du 21 juillet 1994 relative à l’habitat a inséré dans la loi de 1965 plusieurs articles (29-1 à 29-4) consacrés aux copropriétés en difficulté. Mais, il était reproché à la procédure d’administration provisoire instituée par ces textes à maintes fois modifiés, de ne pas comporter de phase d’alerte (avant la cessation des paiements). C’est désormais le cas avec l’insertion par la loi Boutin de deux articles (29-1 A et 29-1 B) dans la loi de 1965 pour créer une nouvelle procédure de désignation d’un mandataire ad hoc lorsque les impayés se multiplient, qui traitent donc des « pré-difficultés ».


Le président du tribunal de grande instance peut ainsi être saisi dans deux cas :


- d’une part, lorsque les impayés atteignent 25 % du budget prévisionnel. Dans ce cas, le syndic doit recueillir l’avis du conseil syndical et saisir le président du TGI aux fins de désignation d’un mandataire ad hoc au sens de l’article L. 611-3 du Code de commerce. En cas de défaillance du syndic, la demande peut être faite par des copropriétaires représentant au moins 15 % des voix du syndicat.


- d’autre part, le juge peut aussi être saisi, en référé, par un créancier lorsque les factures d’abonnement et de fourniture d’eau ou d’énergie ou les factures de travaux votés par l’assemblée et exécutés, restent impayées pendant six mois et si ce créancier a adressé au syndic un commandement de payer (c’est-à-dire un exploit d’huissier) resté infructueux.


Des mesures de publicité à la charge des demandeurs sont prévues pour informer notamment le maire ou le préfet.


Nomination et pouvoirs du mandataire ad hoc


Statuant par simple requête ou par la voie du référé, le président du TGI peut nommer un mandataire ad hoc auprès du syndicat, dont il précise la mission. Cette dernière comprend deux aspects : diagnostic et préconisations. Le mandataire analyse la situation financière du syndicat et l’état de l’immeuble, puis il élabore des préconisations pour rétablir l’équilibre financier du syndicat et, le cas échéant, assurer la sécurité des habitants de l’immeuble (on pense ici à l’amiante, au plomb ou aux ascenseurs). Le juge peut aussi notamment confier au mandataire une mission de médiation.


Rapport du mandataire 


Dans un délai de trois mois renouvelables une fois par le juge, le mandataire lui adresse un rapport présentant l’analyse de la situation financière du syndicat et de l’état de l’immeuble, les préconisations pour rétablir l’équilibre financier du syndicat et, s’il y a lieu, assurer la sécurité de l’immeuble, ainsi que, le cas échéant, les résultats de sa mission de médiation ou de négociation. La loi n’a pas précisé en quoi pouvaient consister ces « préconisations ». On peut penser que le mandataire va d’abord établir l’ampleur du passif. Il va dresser une liste des créanciers avec montant du passif. Selon l’importance de celui-ci, il pourra proposer à l’intéressé un plan de paiement. Il peut aussi préconiser la saisie d’un lot de copropriété ou encore l’aliénation d’une partie commune devenue inutile.


Le rapport est adressé par le greffe du TGI au syndic qui l’inscrit à l’ordre du jour de la prochaine assemblée. Le rapport est aussi adressé au conseil syndical ainsi, notamment, qu’au maire et au préfet.


Pour plus d’informations : la Chambre des Propriétaires www.chdp.asso.fr


La Chambre des Propriétaires représente plus de 120 000 biens individuels.

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